Actas Notariales
A diferencia de las pólizas o las escrituras públicas, donde se recogen contratos, el objeto de las actas notariales es dejar constancia determinados hechos.
Artículo 144 del Reglamento notarial:
“Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios y calificaciones”
Según el artículo 198 del Reglamento Notarial,
“los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”
Documentación necesaria para el otorgamiento de un acta notarial
Hay que distinguir si la parte requirentes es una persona física o una empresa / persona jurídica.
Cuando el requirente es una persona física
Para las personas físicas, a su vez, distinguiremos entre españoles y extranjeros:
- Los españoles deberán aportar en Documento Nacional de Identidad, el cual no podrá estar caducado.
- Si se trata de extranjeros, será necesaria la exhibición del pasaporte y el NIE (número de identificación de extranjero). Al igual que en el supuesto anterior, ambos deben estar en vigor.
Cuando el requirente es una empresa o persona jurídica
Su representación deberá acreditarse mediante:
- El DNI de la persona que representa a la sociedad requirente.
- Copia autorizada de la escritura donde conste su nombramiento como administración de la sociedad o el poder notarial donde se le concedan facultades de representación.
- Copia autorizada del acta de titular real de la sociedad. En el hipotético caso de que no esté actualizada, se podrá otorgar en la notaría.
Al igual que sucede con las personas físicas, las empresas o personas jurídicas extranjeras necesitarán un número de identificación fiscal español.
Independientemente de la información aportada, cuando el requirente es una persona jurídica, la notaría podrá verificar la vigencia de la documentación aportada tanto en la Base de Datos Común de Datos de Titularidad Real como en el Registro Mercantil.
TIPOS DE ACTAS NOTARIALES
Existen varios tipos de actas notariales, a continuación detallaremos las principales:
Actas de presencia
Según, el artículo 199 del Reglamento Notarial:
«Las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.»
El contenido de este tipo de actas se reduce única y exclusivamente a lo percibido por el notario, no se le requerirá al notario conocimientos técnicos de ningún tipo (como en las pruebas periciales).
Actas de manifestaciones o de referencia
El notario plasmará las manifestaciones de una determinada persona, la veracidad del contenido no se acredita, sino el hecho de la declaración. El notario advertirá al otorgante los efectos de su declaración.
Actas de remisión de documentos por correo
Según el artículo 201 del Reglamento Notarial:
«El simple hecho del envío de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemático, telefax o cualquier otro medio idóneo podrá hacerse constar mediante acta, que acreditará el contenido de la carta o documento, y según el medio utilizado la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción.»
En este tipo de actas, el notario acredita tanto el contenido como la fecha de ciertos documentos, como por ejemplo, una carta.
Actas de notificación y requerimiento
El artículo 202 del Reglamento Notarial:
«Las actas de notificación tienen por objeto transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta.»
El notario, en las actas de requerimiento, comunica al destinatario que debe adoptar cierto proceder, mientras que en las actas de notificación, el solicitante comunica -a través del notario- cierta información. Ambas comunicaciones se pueden realizar en persona o mediante correo certificado con acuse de recibo.
Actas de exhibición de cosas o documentos
El artículo 207 del Reglamento Notarial:
«En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente.»
El las actas de exhibición, en notario, en un instante preciso, detalla un determinado objeto.
Actas de notoriedad
El artículo 209 del Reglamento Notarial:
«Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales pueden ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurídica.»
En este apartado, las actas de abintestato son la más comunes (cuando el heredero fallece sin haber otorgado testamento).
Actas de depósito ante notario
El artículo 216 del Reglamento Notarial:
«Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.»
El notario verificará que el depósito no quebranta ley alguna.
Actas de protocolización
El artículo 211 del Reglamento Notarial:
«Las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que daba ser protocolado, a la declaración de la voluntad del requirente para protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, al de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos.»
Se utilizan para incorporar al protocolo, con diferentes fines, documentos privados o públicos.
Actas de sorteo
En este tipo de actas se reflejan los ganadores de un determinado premio. en la web del CGN las empresas pueden hacer públicas las bases.
Actas de subastas
Serán presentadas al notario las condiciones que los requirentes estimen oportunas para la redacción del acta.
Actas de designación de mediador concursal
El acta de designación de mediador concursal consiste en un trámite sencillo, por el cual el deudor solicita del Notario el otorgamiento de un acta con la finalidad de obtener la designación de Mediador concursal.
